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【 2010年 03月 06日 】
エクセルってもっと便利じゃ…
いつもありがとうございます。

某ファイルが、エクセルで入力できるように作成し直され、配布されているのですが、クレームをつけるわけじゃないんですが、せっかくエクセルで作ったんだったら、もっと便利なように、少なくとももう少し入力しやすくできるのに、と思ったので、エントリーです。

まずは、これをごらんいただきましょう。
エクセルってもっと便利じゃ…_b0036205_11515942.jpg

この欄ですが、2行を結合してあります。
まあ、それは問題ないと思うんですが、(これもやり方で1行ずつで入力するが見た目は結合と同じにできる)
ところが、ほかの方の提出例をみたところ、セル内改行を知らないのか、スペースをたくさん入れて、表示上、2行に見えるように入れた例があります。
んでセルの書式設定で「折り返して全体を表示する」にしてあれば、そういう風になります。
が、ご苦労様とでもいいたくなりますが、セル内改行は「Altキー」+「Enterキー」でOKです。
無駄なスペースは、誤表示の元です。


次は、こちら。
エクセルってもっと便利じゃ…_b0036205_13111056.jpg

1行で6列の結合なんですが、これってどうよ。
日付の「年」「月」「日」の間隔はスペースですので、数字を入れたら狂いますから、スペース削除などの調整をしないとなりません。
ことによっては、セル内で収まらないことも。
この後にも出てきますが、せっかくセルをマス目にしているのに、それを役立てていないわけです。
もしくは、シリアル値を扱い、表示を日付にする方法もあります。
※ただし、シリアル値を扱うにあたり、「1900年1月1日を『1』」とするシステムか(主にMSウインドウズ)、「1904年1月2日を『1』」とするシステムか(主にマッキントッシュ)についての注意が必要。利用注意事項に示す必要あり。


次は、これ。
エクセルってもっと便利じゃ…_b0036205_13171912.jpg

エクセルってもっと便利じゃ…_b0036205_13173019.jpg

パッと見た目、先ほどの結合セルに似ていますが、違います。w
選択しているセルに、文字列が入力されていて、あたかも結合セルのように見えているだけです。
上の例では、H24、下は、S28に、ドバッと文字を入れてます。
セルの大きさ以上に文字列が入力された場合、右の隣接セルにデータが無いときは、あふれた文字列をそのまま拡張して表示します。
つまり、右隣に文字が無い場合、入力した文字列をお隣へお邪魔したようになって表示できるというわけです。

S28なんて、まるっきり見当違いの位置のセルにもかかわらず、表示上は、結合セルの中央みたいになってます。
前後にスペースをたっぷり入れて調整してあるんです。
でも、このH24なんか、ここへ、日付を入力するんですよ。(驚)
表示上(みため)の場所をクリックしても、数字は入れられません。
あくまでも、元の入力場所のH24を選択しないとだめです。
そして、また、スペースなどで位置調整をしなければなりません。
何のためのマス目のセルなんでしょうか。

ことほど左様に、エクセルの特性を、まったくといっていいほど活かしておりません。
(エクセルである必要性なし)
これの大元の、全板連作製の雛形では、セルマス目を利用し、シート保護をかけ入力マス以外の改変を禁止し、Tab移動も可能な仕様でした。
しかし、今回、とある部署で再編集されたものは、シート保護もかかっておらず、入力マス以外の改変も可能(つまり意図せぬ操作に対応できない)で、その入力マスも変則的となれば、これをまとめて取り扱う事務局が困惑するはずです。

シート保護をし、入力セルだけ開けておき、条件付き書式で未入力セルと入力済みセルを区別させることも可能ですから、記入漏れにも気づきやすくすることができます。
また、購入材料店の記入も、三重シートメタル会を入力規則でドロップダウンリストで選択できるようにし、それ以外の場合もイレギュラー入力できる方法もあります。
ほかに、IME制御も織り込めますし。

噂では、事務員さんからは、データで申請してくるよりも、紙媒体で申請してほしいとの声も聞きます。
なぜなら、データで申請されても、再度、入力し直しているので、かえって紙媒体のほうがいいんだとも。
それはそうでしょう。
このエクセルの仕様では、各人まちまちな入力をされては、お手上げでしょうから。

たとえば、日付にしても、基準となる日付を入力したら、保障期間などの日付が自動設定されれば、書き間違いとかなくなると思います。
それが、データ申請のメリットであり、あとの扱いも楽になるはずです。
マクロと組み合わせれば、申請ファイルから自動で保証書への書き込みも可能です。
それは、入力マスがきちんと設定されていれば可能です。
その辺までやらないと、データ申請の意味がない様に思います。
今のやり方は、単に、手書き申請を清書するだけのもので、IT化による省力化とは程遠いものです。

日付をシリアル値にして扱ったり、関数を活用したり、マス目をうまく利用したり、取りまとめの際の吸出しをやりやすくしたり、など、エクセルを用いる意義はそこにあります。
私感ですが、このファイルを使って申請するのは、むしろ面倒に感じている人も多いのではないでしょうか。
初心者だと、まごつくようなことはないでしょうか。
雛形の段階で十分に作りこんでおけば、初心者にも扱いやすくなると思います。

とまあ、結局、クレームか苦情みたいになってしまいましたが、私自身も申請用にデータファイルを取り寄せてみて、初めてその入力しづらさに気がつき、思いのままい書き記してしまった、というところです。
では、その対策はどうするのか。

とりあえず、紙で出力して、手書きでファクシミリ申請しました(あふぉ)
いやあ、結構、こういう人、いると思うよーん。

ひとまず試験的に上記のいろいろを作りこんでみようと思います。
また、担当事務員さんがどのようにデータを扱いたいかを、作業現場にて取材し、データ吸出しや移行の方法も視野に入れたものにしたいと思います。
そうでないと、せっかくのIT化の意味がありません。
会議上で、申請はできたら紙のほうが…なんてことになるようでは、ねぇ。









え?
ってことは、墓穴を掘ったってこと?(滝汗、核自爆)
by torimie | 2010-03-06 12:00 | パソコン | Trackback | Comments(4)
Commented by 太郎丸 at 2010-03-08 00:26 x
>torimieさん
>ってことは、墓穴を掘ったってこと?(滝汗、核自爆)

あっ、今頃気づいちゃった(笑)
Commented by k-bankin at 2010-03-08 22:04
>ってことは、墓穴を掘ったってこと?(滝汗、核自爆)

まだ自覚症状は出ていないみたいですね (;¬_¬)オドオド
Commented by torimie at 2010-03-09 09:47
★太郎丸さん
えっ?
Commented by torimie at 2010-03-09 09:47
★越前山さん
えーーーーーーーーっ?
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